辦公自動化是以計算機(jī)為主，利用一系列現(xiàn)代化的設(shè)備及技術(shù)，廣泛、全面的收集、整理、處理、存儲和使用辦公信息，達(dá)到提高工作效率的目的。辦公自動化可以應(yīng)用到文件管理，檔案管理，內(nèi)容管理，證件管理，客戶資料管理，招投標(biāo)資料管理，會議文件管理，綜合知識資源整合以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用等已知知識文檔為基礎(chǔ)的眾多領(lǐng)域，并配有移動端，可實現(xiàn)移動辦公，移動考勤，即時溝通，信息查閱以及知識共享等功能。
1.個人辦公功能模塊
個人辦公功能模塊在OA系統(tǒng)中主要已輔助工作作用，主要實現(xiàn)OA系統(tǒng)的待辦事宜，實現(xiàn)OA系統(tǒng)日程安排功能，實現(xiàn)OA系統(tǒng)工作日志功能和OA系統(tǒng)個人設(shè)置功能。
2.網(wǎng)絡(luò)通訊功能模塊
網(wǎng)絡(luò)通信是OA系統(tǒng)功能模塊的主要功能，實現(xiàn)企業(yè)信息的及時流轉(zhuǎn)、信息共享和協(xié)同辦公。該功能模塊提供電子郵件和即時通訊等方式，其中包括OA系統(tǒng)電子郵件功能：它基于WEB的郵件系統(tǒng)，可用于單位對的內(nèi)部和外部，每個賬戶都自帶電子信箱，可接收，發(fā)送，回復(fù)電子郵件，實現(xiàn)郵件搜索功能，可以把其他的郵件賬號集成到本系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理。
OA系統(tǒng)及時通訊功能：以WEB方式向在線用戶和非在線用戶發(fā)送消息，在線用戶會在瞬間收到提示，不在線用戶在登錄時會得到提示，這是OA系統(tǒng)實現(xiàn)信息共享的主要方式。
OA系統(tǒng)通訊錄功能：該功能集成個人通訊錄，公共通訊錄，單位內(nèi)部通訊錄三部分，即可獨(dú)立使用，也能做電子郵件，工作流等模塊調(diào)用，該功能模塊支持普通用戶在OA系統(tǒng)的個人通訊錄添加通訊信息，授權(quán)用戶在公共通訊錄添加人員通信信息，內(nèi)部通訊錄則保存使用本系統(tǒng)的所有用戶通訊系統(tǒng)以實現(xiàn)OA系統(tǒng)的通訊功能，在相應(yīng)的通訊錄中均可實現(xiàn)對聯(lián)系人和聯(lián)系人分類和管理。
3. 公共信息功能模塊
OA系統(tǒng)在公共信息欄目功能模塊中提供了一個信息發(fā)布與共享平臺，以滿足集體信息的需求。這其中有公告欄模塊：用于發(fā)布單位的公共信息如新聞，領(lǐng)導(dǎo)講話等，公告欄內(nèi)設(shè)置多個欄目，供摸個部門或全體人員使用，授權(quán)人可在相應(yīng)的欄目發(fā)布管理文章。 論壇模塊：OA系統(tǒng)提供給員工一個交互溝通平臺，員工可在此討論各種問題，促進(jìn)解決問題，加強(qiáng)人員溝通，還可設(shè)置多個論壇區(qū)，每個論壇區(qū)下設(shè)多個版面，用戶在各版面提出話題參與討論等。在線調(diào)查功能模塊、合理化建議模塊、知識管理功能模塊、郵政編碼區(qū)號管理、網(wǎng)站鏈接功能。
4. OA系統(tǒng)工作流
OA系統(tǒng)工作流，簡而言之，就是要實現(xiàn)一組人員在多個步驟中完成一項業(yè)務(wù)，完成所有的工作和交互。包括文檔管理：OA系統(tǒng)的文檔管理功能，支持在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行內(nèi)外文檔的起草、審批、審核、發(fā)布、發(fā)布、歸檔、查詢等處理，實現(xiàn)企業(yè)設(shè)置的OA系統(tǒng)流程。文件流傳：OA系統(tǒng)支持?jǐn)M稿人員可以方便地從其他應(yīng)用軟件和管理系統(tǒng)引入word等形式的文檔，發(fā)文擬稿在同過審批之后即形成正式文件，并可打印或授權(quán)指定的人員傳閱、發(fā)布、存檔，公文在流轉(zhuǎn)的過程中，擁有權(quán)限的人員可修改文件，填寫意見，執(zhí)行否決等操作。接收管理：OA系統(tǒng)完成對國外公文的分級、管理、準(zhǔn)備、審批、托管、讀取和處理，并能完成歸檔、查詢等全過程的處理。其原理類似于發(fā)文管理，同發(fā)文一樣，支持領(lǐng)過的流程定義，文件提交，退回及終止以及提供健全的存取安全控制等。
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